O Sistema FIERN iniciou a implantação de um Projeto de Transformação Digital. A ideia é assegurar a integral digitalização e otimização de procedimentos e processos de compras e pagamentos. O projeto foi apresentado, nessa terça-feira (12/11), pelos diretores primeiro tesoureiro, José Garcia da Nóbrega, e segundo tesoureiro, Djalma Barbosa da Cunha Júnior, pela coordenadora executiva de Serviços Corporativos, Janaíze Revoredo Leite da Fonseca, e pelo consultor Leonardo Aguiar. O objetivo é aumentar a eficiência administrativa e eliminar o uso de papel nesses procedimentos.

 

“Iniciamos esse processo ao completarmos o primeiro ano em que estamos à frente da Tesouraria da FIERN”, disse José Nóbrega. “A finalidade é otimizar processos, eliminar papel e melhorar a qualidade de trabalho das pessoas que atuam nesta área”, acrescentou. Segundo ele, na medida em que as mudanças forem implementadas, será possível medir se o objetivo foi alcançado e em que proporção.

 

“O trabalho inicia com a sensibilização das pessoas, porque as mudanças são efetivas com quem as executa”, ressaltou Djalma Júnior, que também é presidente da Comissão Temática de Inovação, Ciência e Tecnologia (COINCITEC/FIERN). “Depois segue com as especificidades, ou seja, os ajustes, alterações ou substituições nos sistemas, redesenho de processos, customização e avaliação se o projeto está atendendo ao atingir as metas definidas”, observou.

 

Ele explicou que a transformação não vai ser um trabalho para implementação imediata. “Claro que não se trata de algo para um trabalho em curto prazo. Mas, sim, de médio e longo prazos, porque vai demandar terceiros, entre os quais empresas que prestam serviços que deverão se adequar a uma nova realidade”, explicou Djalma.

 

E apontou que o resultado, com a implantação do projeto de otimização, se dará em produtividade. “O ganho maior será em produtividade, eficiência administrativa e, consequentemente, redução de despesa com papel”, salientou. “Afinal é inadmissível em pleno século XXI ficar usando papel excessivamente e, muitas vezes, pegar diversas assinaturas para validação. Precisamos transformar isso e fazer com que sejam procedimentos perenes, mas transparentes e ágeis, isso é o desafio maior”, disse.

 

A coordenadora executiva de Serviços Corporativos, Janaíze Revoredo, informou que o projeto está na fase inicial. A execução será, neste momento, na Federação das Indústrias do RN e no Instituto Euvaldo Lodi (IEL-RN). O Sistema FIERN também é constituído pelo SENAI-RN e SESI-RN. “A intenção é uma otimização dos processos desde comprar até pagar”, explicou. “Isso no aspecto de eliminar qualquer tipo de uso do papel que ainda persista”, complementou.

 

Ela disse que no primeiro momento será feita a revisão dos processos atualmente adotados. Após essa revisão, haverá a customização e parametrização do sistema atual. “Com isso, poderá ser feita a retirada de manuseio do papel que estiver em uso nos formulários ou em algum meio físico”, disse. “Assim, esse projeto terá uma melhoria com a redução de custo das instituições do Sistema FIERN”, concluiu.

 

O consultor Leonardo Aguiar informou, na apresentação, que o projeto é implementado em etapas. A fase inicial, com a reunião de alinhamento de expectativas. Essa fase consiste na realização de uma reunião de alinhamento com a gerência corporativa da FIERN. Isso para garantir que os envolvidos compreendam claramente o trabalho, as expectativas da instituição e os resultados esperados. Na segunda fase, é feita a análise da situação atual. Na terceira, o levantamento dos requisitos de automação. Na quarta, a diagramação do mapa do processo e o relatório final.

 

 

O Programa de Transformação Digital, explica a gerente de Negócios do IEL-RN, Rebeka França, tem como objetivo principal a digitalização dos processos financeiros do Sistema FIERN. “Os resultados esperados incluem a eliminação do uso de papel nos processos financeiros, promovendo maior eficiência operacional por meio da adoção de tecnologia”.

 

 

Atualmente, acrescenta França, está em andamento a primeira etapa do programa, que consiste no mapeamento dos processos. Nessa fase, serão analisados todos os fluxos que desaguam no contas a pagar da FIERN e do IEL, abrangendo desde aquisições diretas e contratos contínuos até cotações e remanejamentos orçamentários, entre outros. “O piloto é realizado na FIERN e no IEL, para, em seguida, ser expandido para o SESI e o SENAI.”, afirma a gerente de Negócios.